日報承認機能は、自動で作成される日報に対し「承認」を記録することができる機能です。
この記事は、機能設定後の具体的な運用イメージを知りたい方向けの内容です。 フィルター機能を活用することで、組織の体制に合わせた柔軟な運用が可能になります。以下の3つのパターンから、自社の管理スタイルに最適な運用方法をご確認ください。
事前準備
日報承認機能の設定が必要です。権限や通知の要否をあわせて確認してください。
■管理者による1回の承認で完結する運用の場合
直属の上長や管理スペースのManagerユーザーなどが日報の内容を確認し、承認を1回で完結させる標準的な運用フローです。日々の安全確認や業務進捗の把握を主目的とする場合に適しています。
＜運用＞
- 承認作業をするタイミング・担当者を決める
- 担当者が作成された日報の内容を確認する
- 必要に応じてコメントを付与し、承認を記録する
Point
承認していない日報をフィルター「未承認」で絞り込むことができます。
■複数の管理者による承認をする運用の場合
直属の上長や管理スペースのManagerユーザーなどの現場での一次承認後、管理部門（総務部等）が二次承認を行うダブルチェック体制の運用フローです。コンプライアンス遵守の徹底や、全社的な労務管理を強化したい場合に適しています。
＜運用＞
- 承認作業をするタイミング・担当者を決める（一次承認・二次承認）
- 一次承認の担当者が作成された日報の内容を確認する
- 必要に応じてコメントを付与し、承認を記録する
- 二次承認の担当者がフィルターを利用し、一次承認が完了している日報の内容を確認する
- 必要に応じてコメントを付与し、承認を記録する
Point
二次承認の担当者はフィルターにて、一次承認が完了している日報を絞り込むことができます。
- 承認状況：承認済み
- （任意）承認者：一次承認の担当者を選択（最大10名まで複数選択可）
■特定期間分の日報を一括承認する運用の場合
週次や月次など、一定期間分の日報をまとめて精査する効率重視の運用フローです。毎日1件ずつ確認する時間を確保しにくい場合や、給与計算・経費精算のタイミングに合わせてまとめてチェックしたい場合に適しています。
＜運用＞
- 承認作業をするタイミング・担当者を決める
- 定期的なタイミングで対象期間分を一括で確認・承認する
Point
一括承認は「日報」と「月報：ユーザー」のどちらからでも行えます。確認したい範囲に合わせて使い分けると、作業時間を短縮できます。
-
「チーム全員分」を期間でまとめて承認するときは「日報」
「昨日1日分」や「今週分」など、部署やチーム全体の状況を期間で区切って横断的にチェックしたい場合に便利です。
-
「特定のユーザー」を1ヶ月分まとめて承認するときは「月報：ユーザー」
「Aさんの今月分」というように、個人にフォーカスして1ヶ月の未承認分を漏れなくチェックしたい場合に最適です。